1. Doel en reikwijdte
Dit AI-gebruiksbeleid beschrijft hoe medewerkers van [organisatie] verantwoord, veilig en wettelijk omgaan met kunstmatige intelligentie (AI). Het beleid helpt [organisatie] te voldoen aan artikel 4 van de EU AI-verordening (de AI-geletterdheidsplicht) en aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Het beleid geldt voor iedereen die namens de organisatie met AI werkt: vaste medewerkers, tijdelijke krachten, stagiairs en ingehuurde externen. Het gaat over alle AI-systemen die in het werk worden gebruikt, of die nu zelf zijn aangeschaft, in bestaande software zitten of gratis online beschikbaar zijn (zoals algemene chatbots).
2. Definities
Om misverstanden te voorkomen, gebruiken we de volgende begrippen:
- AI-systeem: software die op basis van data zelfstandig uitkomsten genereert, zoals tekst, beeld, voorspellingen, classificaties of aanbevelingen.
- Generatieve AI: AI die nieuwe inhoud maakt, zoals tekst (ChatGPT, Copilot, Gemini), beeld of code.
- Hallucinatie: een AI-uitkomst die overtuigend klinkt maar feitelijk onjuist of verzonnen is (bijvoorbeeld een niet-bestaande bron of een verkeerd getal).
- Persoonsgegevens: alle gegevens over een herkenbaar persoon (naam, e-mail, klant- of patiëntgegevens, beeld, locatie).
- Hoog-risico AI: AI-toepassingen die volgens de AI-verordening extra eisen kennen omdat ze mensen of hun rechten direct kunnen raken.
- Schaduw-AI: AI-tools die medewerkers gebruiken zonder dat de organisatie ze heeft goedgekeurd.
3. Uitgangspunten
Bij alles wat we met AI doen, gelden deze vijf uitgangspunten:
- Mens beslist. AI is een hulpmiddel; een medewerker controleert de uitkomst en neemt de eindbeslissing.
- Veilig met gegevens. We delen geen vertrouwelijke of persoonsgegevens met AI-tools die daarvoor niet zijn goedgekeurd.
- Eerlijk en transparant. Klanten, burgers of betrokkenen weten wanneer zij met AI te maken hebben.
- Aantoonbaar bekwaam. Iedereen die met AI werkt, is voldoende AI-geletterd (artikel 4 AI-verordening).
- Verantwoord en uitlegbaar. We kunnen uitleggen hoe een uitkomst tot stand kwam en waarom we erop vertrouwen.
4. Wat mag wel
- Gebruik alleen door het bedrijf goedgekeurde en afgeschermde AI-tools voor gast- en reserveringsgegevens.
- Controleer door AI gegenereerde teksten over openingstijden, prijzen, menu's en toeristische info op juistheid voordat je ze deelt.
- Maak voor de gast duidelijk wanneer hij met een AI-chatbot praat in plaats van met een medewerker.
- Laat menu- en marketingteksten van AI altijd nalezen door een collega voordat ze naar buiten gaan.
- Zorg dat dynamische prijzen op heldere, uitlegbare regels berusten en niet onbedoeld onderscheid maken tussen gasten.
- Gebruik AI om écht ontvangen gastfeedback samen te vatten, niet om recensies te verzinnen.
- Verwerk paspoort- en identiteitsgegevens alleen in het beveiligde reserverings- of nachtregistersysteem.
5. Wat mag niet
- Plak geen namen, contactgegevens of paspoortgegevens van gasten in een gratis of niet-goedgekeurde AI-tool.
- Schrijf of plaats geen verzonnen, gekochte of door AI verzonnen reviews.
- Stuur geen door AI gegenereerde antwoorden naar gasten zonder ze te controleren op juistheid.
- Laat een chatbot zich niet voordoen als een menselijke medewerker zonder dat de gast dit kan weten.
- Gebruik dynamische prijzen niet om gasten op basis van herkomst, taal of apparaat een hogere prijs te rekenen.
- Deel geen toeristische of praktische informatie die de AI mogelijk heeft verzonnen, zonder controle.
- Bewaar gastgegevens niet langer dan nodig en hergebruik ze niet voor andere doelen.
6. Gegevens, privacy en geheimhouding
Persoons- en bedrijfsgegevens horen alleen in AI-tools die de organisatie zakelijk heeft goedgekeurd en die voldoen aan de AVG. In gratis, openbare AI-tools voer je nooit vertrouwelijke informatie in: gegevens kunnen worden bewaard en hergebruikt voor het trainen van het model.
- Voer geen namen, klant-, patiënt- of dossiergegevens, contracten, broncode of bedrijfsgeheimen in een niet-goedgekeurde AI-tool in.
- Anonimiseer gegevens waar mogelijk voordat je ze (in een goedgekeurde tool) gebruikt.
- Verwerk je persoonsgegevens met AI? Zorg voor een grondslag, een verwerkersovereenkomst met de leverancier en, bij hoog risico, een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling).
- Twijfel je of iets mag? Vraag het de verantwoordelijke (zie Rollen) vóór je het invoert.
7. Transparantie
Mensen hebben recht om te weten wanneer zij met AI communiceren of wanneer AI een rol speelt in een uitkomst die hen raakt. We zijn hier open over.
- Een chatbot of AI-assistent maakt duidelijk dat het geen mens is.
- AI-gegenereerde teksten die naar buiten gaan, worden door een mens gecontroleerd en waar passend als zodanig herkenbaar gemaakt.
- Bij beslissingen die mensen raken, kunnen we uitleggen welke rol AI speelde.
8. Menselijk toezicht en eindverantwoordelijkheid
AI levert een voorstel, geen oordeel. De medewerker beoordeelt elke AI-uitkomst kritisch op juistheid, volledigheid en redelijkheid, en blijft eindverantwoordelijk. Hoe groter de impact van een fout, hoe grondiger de controle.
- Controleer feiten, cijfers, bronnen en wetsverwijzingen die AI noemt; ga uit van mogelijke hallucinaties.
- Neem een AI-uitkomst nooit ongezien over in een advies, besluit, rapport of bericht aan een klant.
- Kun je een uitkomst niet uitleggen of verantwoorden, gebruik hem dan niet.
9. Hoog-risico AI
Sommige AI-toepassingen gelden onder de AI-verordening als hoog risico, bijvoorbeeld omdat ze meebeslissen over werk, geld, gezondheid, onderwijs of rechten van mensen. Daarvoor gelden strengere eisen aan kwaliteit, toezicht, documentatie en menselijke controle. Twijfel je of een toepassing hoog risico is, behandel hem dan alsof dat zo is en overleg met de verantwoordelijke.
10. Incidenten en datalekken melden
Ging er iets mis met AI? Meld het direct, zodat we schade kunnen beperken. Een datalek kan ontstaan doordat vertrouwelijke informatie in een verkeerde tool belandt.
- Meld een (vermoedelijk) datalek of AI-incident meteen bij de verantwoordelijke/FG (functionaris gegevensbescherming).
- Een datalek met risico voor betrokkenen melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Voorbeelden om te melden: gevoelige gegevens in een openbare chatbot geplakt, een AI-fout die naar buiten ging, of een misleidende AI-uitkomst die schade veroorzaakte.
- Melden leidt niet tot straf; niet-melden wel. Fouten gebruiken we om te leren.
11. Toegestane tools en schaduw-AI
We werken alleen met AI-tools die de organisatie heeft goedgekeurd en die in een actueel overzicht (AI-toolregister) staan. Wil je een nieuwe tool gebruiken, vraag dan eerst goedkeuring. Zo voorkomen we schaduw-AI: ongecontroleerde tools waarmee ongemerkt gegevens kunnen weglekken.
- Gebruik voor werk alleen goedgekeurde, zakelijke AI-tools en accounts.
- Nieuwe tool nodig? Vraag goedkeuring aan de verantwoordelijke vóór gebruik.
- Het AI-toolregister vermeldt per tool: doel, leverancier, soort gegevens en wie verantwoordelijk is.
12. Rollen en verantwoordelijkheden
- Directie/bestuur: stelt dit beleid vast, stelt middelen beschikbaar en draagt eindverantwoordelijkheid.
- AI-verantwoordelijke / aandachtsfunctionaris: beheert het toolregister, beoordeelt nieuwe tools en is aanspreekpunt bij twijfel.
- Functionaris gegevensbescherming (FG) / privacy: bewaakt AVG, DPIA's en datalekprocedure.
- Leidinggevenden: zorgen dat hun team het beleid kent en naleeft.
- Medewerkers: passen het beleid toe, blijven AI-geletterd en melden incidenten.
13. AI-geletterdheid (artikel 4)
Artikel 4 van de EU AI-verordening verplicht organisaties om iedereen die met AI werkt aantoonbaar AI-geletterd te maken. De plicht geldt sinds 2 februari 2025; handhaving start vanaf 2 augustus 2026. Iedere medewerker die met AI werkt, volgt daarom een passende AI-geletterdheidstraining en houdt zijn kennis actueel. De organisatie legt vast wie de training heeft gevolgd (bijvoorbeeld met een certificaat met verificatiecode).
14. Naleving, evaluatie en ingangsdatum
Dit beleid is onderdeel van de afspraken binnen [organisatie]. Bij twijfel geldt: eerst vragen, dan doen. We evalueren dit beleid minstens één keer per jaar en passen het aan op nieuwe tools, ervaringen en regelgeving.
- Ingangsdatum: [datum]. Vastgesteld door: [naam/functie] namens [organisatie].
- Versie: 1.0. Eerstvolgende evaluatie: [datum + 1 jaar].