AI-inventarisatie: zo breng je al het AI-gebruik in kaart

Laatst bijgewerkt: 10 juni 2026 · 5 min lezen

In het kort

Een AI-inventarisatie is de eerste stap naar naleving van de AI-verordening: je kunt pas beleid maken, trainen en risico's indelen als je weet welke AI er in je organisatie wordt gebruikt. De inventarisatie omvat drie lagen: de zichtbare AI-tools, de AI-functies die in bestaande software verstopt zitten en het informele gebruik door medewerkers. Het resultaat leg je vast in een eenvoudig AI-register.

Waarom de inventarisatie stap één is

Elke verplichting uit de AI-verordening begint bij dezelfde vraag: welke AI gebruiken we eigenlijk? Zonder dat overzicht kun je geen risicocategorieën bepalen, geen passend beleid schrijven en geen gerichte training kiezen. Een toezichthouder die naar je AI-geletterdheidsmaatregelen vraagt, verwacht dan ook als eerste een actueel beeld van het AI-gebruik.

Het goede nieuws: voor de meeste mkb-organisaties is een degelijke eerste inventarisatie in een dag of minder gedaan. Het is geen IT-audit, maar een gestructureerde rondgang langs drie lagen van AI-gebruik.

Laag 1 — De zichtbare AI-tools

Begin met de tools die expliciet als AI worden gebruikt: ChatGPT, Copilot, Gemini, transcriptietools zoals Whisper-gebaseerde notuleerders, beeldgeneratoren, AI-vertalers. Vraag per team welke tools er in gebruik zijn, met welk account (zakelijk of privé) en waarvoor.

Stel daarbij de vraag niet als controle maar als hulp: "welke AI-tools maken jouw werk makkelijker?" levert eerlijker antwoorden op dan een formulier dat naar overtredingen ruikt. Het doel is een compleet beeld, geen schuldigen.

Laag 2 — De verborgen AI in bestaande software

De grootste blinde vlek zit in software die al jaren in gebruik is en er gaandeweg AI-functies bij kreeg. Denk aan:

Boekhoud- en administratiesoftware: scan-en-herken van facturen, automatische boekingsvoorstellen.
CRM- en marketingtools: leadscoring, schrijfhulp, gepersonaliseerde campagnes.
E-mail en office-pakketten: slimme antwoorden, samenvattingen, Copilot-functies.
HR-software: cv-matching, voorselectie, verzuimvoorspelling — let op: dit raakt al snel aan hoog risico.
Klantenservice: chatbots, automatische ticketclassificatie, antwoordsuggesties.
Planning en logistiek: routeoptimalisatie, vraagvoorspelling, roostertools.

Check welke risicocategorie erbij hoort →

Laag 3 — Het informele gebruik

De derde laag is het gebruik dat nergens geregistreerd staat: de medewerker die thuis via een privéaccount offertes laat herschrijven, de stagiair die presentaties met AI maakt. Dit schaduwgebruik vind je niet in licentieoverzichten — alleen in gesprek met het team, en alleen als dat gesprek veilig voelt.

Maak expliciet dat bestaand gebruik niet bestraft wordt: de inventarisatie is het startpunt voor goede afspraken, niet het einde van handige tools. Organisaties die dit goed aanpakken, zien het informele gebruik juist als gratis marktonderzoek: het laat zien waar medewerkers behoefte aan hebben.

Leg het vast in een AI-register

Het resultaat van de inventarisatie leg je vast in een eenvoudig AI-register — een spreadsheet volstaat. Per toepassing noteer je:

Naam van de tool of functie en de leverancier.
Wie het gebruikt en waarvoor (team, proces).
Welke gegevens erin gaan — en of dat persoonsgegevens zijn.
De risicocategorie onder de AI-verordening en relevante leveranciersinformatie.
Status: goedgekeurd, onder voorwaarden, of niet toegestaan.
Datum van de laatste beoordeling.

Verwerk de uitkomst in je AI-gebruiksbeleid →

Houd het actueel

Een inventarisatie is een momentopname: softwareleveranciers voegen maandelijks AI-functies toe en teams ontdekken nieuwe tools. Plan daarom een vast herijkmoment — elk kwartaal kort, jaarlijks grondig — en maak één persoon eigenaar van het register. Koppel nieuwe tools aan een lichte goedkeuringsroute uit je AI-gebruiksbeleid, zodat het register vanzelf actueel blijft.

Samen met een vastgesteld beleid en de trainingscertificaten van je team vormt het register je bewijsdossier richting toezichthouder, klant of auditor: je weet wat er draait, je hebt er afspraken over en je mensen zijn ervoor opgeleid.

Start gratis met de training →

Veelgestelde vragen

Kort & bondig

Is een AI-register verplicht? –

De AI-verordening schrijft voor gewone gebruikende organisaties geen register voor, maar zonder overzicht van je AI-gebruik kun je niet aantonen dat je maatregelen (beleid, training) passend zijn. In de praktijk is een eenvoudig register daarom de basis van elk bewijsdossier.

Hoe vind ik de AI die in bestaande software verstopt zit? +

Loop je softwarelijst langs en zoek per pakket naar functies als scan-en-herken, automatische suggesties, voorspellingen, chatbots of "slimme" features. Check de release notes van leveranciers en vraag je accountmanager expliciet welke AI-functies actief zijn.

Telt een rekenmodel of macro in Excel ook als AI? +

Nee. Een vaste formule of macro voert altijd dezelfde berekening uit en valt niet onder de definitie van een AI-systeem. Het gaat om systemen die met een zekere autonomie uit invoer afleiden hoe ze output genereren, zoals voorspellingen, aanbevelingen of gegenereerde tekst.

Wat leg ik per AI-toepassing vast? +

Minimaal: de tool en leverancier, wie hem waarvoor gebruikt, welke gegevens erin gaan, de risicocategorie, de status (goedgekeurd of niet) en de datum van de laatste beoordeling. Een spreadsheet met die kolommen volstaat voor de meeste organisaties.

Hoe vaak moet de inventarisatie worden herhaald? +

Plan elk kwartaal een korte check en jaarlijks een grondige herijking. Belangrijker nog is de goedkeuringsroute voor nieuwe tools: als elke nieuwe AI-toepassing via één vast punt binnenkomt, blijft het register vanzelf bij.

Wat doe ik met AI-gebruik dat ik liever niet had ontdekt? +

Niet bestraffen, maar kanaliseren: beoordeel het risico, kies waar nodig een veilig alternatief (zakelijke licentie) en leg de afspraak vast in je beleid. Een meldcultuur waarin gebruik boven tafel komt, is veiliger dan een verbod dat het ondergronds duwt.

Verder lezen